Wybór odpowiedniego systemu CRM (Customer Relationship Management) to jedna z najważniejszych decyzji technologicznych w firmie. Dlatego też dobrze dopasowany CRM usprawnia sprzedaż, porządkuje pracę zespołu oraz zwiększa kontrolę nad procesami. Natomiast źle dobrany system może generować frustrację, a w konsekwencji dodatkowe koszty i chaos organizacyjny.
Z tego powodu w tym artykule wyjaśniamy, jak wybrać dobry CRM, na co zwrócić uwagę oraz jakich błędów unikać.
Czym jest CRM i do czego służy?
CRM to system do zarządzania relacjami z klientami. Przede wszystkim jego celem jest gromadzenie danych o klientach, a także wspieranie kluczowych procesów biznesowych. W praktyce więc CRM pomaga w takich obszarach jak:
-
sprzedaż i obsługa leadów,
-
przygotowywanie ofert i umów,
-
obsługa posprzedażowa,
-
raportowanie wyników,
-
automatyzacja pracy zespołu.
Nowoczesne systemy CRM to znacznie więcej niż baza kontaktów – to centralne narzędzie operacyjne firmy.
Jak wybrać dobry CRM? 10 kluczowych kryteriów
1. Dopasowanie do branży i procesów
Najlepszy CRM to taki, który przede wszystkim odpowiada realnym procesom w Twojej firmie. Inne potrzeby ma firma handlowa, inne usługowa, a jeszcze inne firma instalacyjna czy produkcyjna.
Zanim wybierzesz CRM, odpowiedz sobie na pytania:
-
Jak wygląda proces sprzedaży krok po kroku?
-
Czy potrzebujesz ofert, kalkulatorów, umów, harmonogramów?
-
Ilu użytkowników będzie pracować w systemie?
CRM powinien wspierać Twoją pracę, a nie zmuszać Cię do zmiany całej organizacji. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak CRM może być dopasowany do konkretnych branż i procesów, sprawdź przykłady rozwiązań dostępne na naszej stronie.
2. Intuicyjność i łatwość obsługi
Nawet najlepszy funkcjonalnie CRM nie sprawdzi się, jeśli będzie skomplikowany w obsłudze. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na:
-
czytelny interfejs,
-
logiczny układ widoków,
-
prostotę dodawania klientów, ofert i zadań.
Im prostszy system, tym szybsze wdrożenie i mniejszy opór zespołu.
3. Funkcjonalność dopasowana do potrzeb
Dobry CRM powinien oferować dokładnie te funkcje, których rzeczywiście potrzebujesz. W szczególności są to:
-
zarządzanie leadami i klientami,
-
pipeline sprzedaży,
-
generowanie ofert i umów,
-
zadania i przypomnienia,
-
raporty i statystyki,
-
automatyzacje.
4. Możliwość konfiguracji i rozwoju
Firma z czasem się rozwija, dlatego CRM również powinien być elastyczny. Sprawdź, czy system umożliwia:
-
konfigurację procesów,
-
dodawanie własnych pól i statusów,
-
rozbudowę o nowe moduły,
-
dostosowanie uprawnień użytkowników.
W efekcie elastyczny CRM może być wykorzystywany przez wiele lat.
5. Automatyzacja procesów
Dobry CRM realnie oszczędza czas. Dlatego automatyzacje mogą obejmować m.in.:
-
przypisywanie leadów,
-
zmiany statusów,
-
wysyłkę e-maili i powiadomień,
-
generowanie dokumentów.
Im więcej powtarzalnych czynności przejmie system, tym bardziej efektywny będzie zespół.
6. Raporty i analityka
CRM powinien dostarczać czytelnych danych do podejmowania decyzji. W związku z tym zwróć uwagę, czy system oferuje:
-
raporty sprzedaży,
-
rankingi handlowców,
-
analizy konwersji,
-
możliwość eksportu danych.
Bez raportów CRM traci jedną ze swoich największych zalet.
7. Integracje z innymi systemami
Dobry CRM nie działa w oderwaniu od innych narzędzi. Dlatego sprawdź, czy integruje się z:
-
pocztą e-mail,
-
systemami księgowymi,
-
narzędziami do fakturowania,
-
formularzami leadowymi,
-
systemami telefonii.
Dzięki temu eliminujesz ręczne przepisywanie danych.
8. Bezpieczeństwo danych
CRM przechowuje wrażliwe dane klientów, dlatego kwestia bezpieczeństwa jest kluczowa. Zwróć uwagę na:
-
kopie zapasowe,
-
role i uprawnienia użytkowników,
-
zgodność z RODO,
-
zabezpieczenia serwerowe.
Bezpieczeństwo to absolutna podstawa każdego systemu CRM.
9. Wsparcie techniczne i wdrożenie
Dobry CRM to nie tylko system, ale również ludzie, którzy go rozwijają. Z tego powodu sprawdź:
-
czy oferowane jest wdrożenie,
-
jakość wsparcia technicznego,
-
dostępność dokumentacji i szkoleń.
Profesjonalne wsparcie znacząco skraca czas adaptacji systemu.
10. Cena i model rozliczeń
Najtańszy CRM rzadko bywa najlepszy. Dlatego przed wyborem zwróć uwagę na:
-
koszty licencji,
-
opłaty za wdrożenie,
-
koszty dodatkowych modułów,
-
skalowalność cen przy wzroście zespołu.
Cena powinna być adekwatna do wartości, jaką system wnosi do firmy.
Najczęstsze błędy przy wyborze CRM
Podczas wyboru CRM firmy często popełniają te same błędy. Między innymi są to:
-
wybór systemu tylko na podstawie ceny,
-
brak analizy procesów przed wdrożeniem,
-
zbyt skomplikowany CRM dla małego zespołu,
-
brak zaangażowania użytkowników,
-
pominięcie kwestii wsparcia i rozwoju.
Uniknięcie tych błędów znacząco zwiększa szansę na sukces wdrożenia.
Podsumowanie – jaki CRM wybrać?
Podsumowując, dobry CRM to taki, który:
-
jest dopasowany do Twojej branży,
-
wspiera realne procesy,
-
jest prosty w obsłudze,
-
rozwija się razem z firmą,
-
realnie oszczędza czas i zwiększa sprzedaż.
Przed wyborem warto przetestować system, porozmawiać z dostawcą i jasno określić swoje potrzeby. CRM to inwestycja, która – dobrze dobrana – szybko się zwraca.
Artykuł sponsorowany
