Nie wiesz, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą? Chcesz działać legalnie, ale gubisz się w formularzach i urzędowych pojęciach? Poniżej znajdziesz prosty przewodnik po najważniejszych decyzjach i formalnościach.
Od czego zacząć
Na początku odpowiedz sobie na pytanie, czy działalność naprawdę jest ci potrzebna. Jeśli pracujesz dorywczo, na małych zleceniach, czasem wystarczy umowa zlecenie albo o dzieło. Gdy jednak regularnie obsługujesz klientów i planujesz rozwijać swoje usługi, jednoosobowa firma daje dużo swobody w podejmowaniu decyzji. Działa pod twoim PESEL-em, więc ty odpowiadasz za wszelkie zobowiązania.
Dobrym krokiem przed decyzją jest spisanie na kartce, czym dokładnie będziesz się zajmować i jak zamierzasz zarabiać. Ułatwi to później wybór kodów PKD i formy podatku. Warto też zawczasu przeanalizować, czy nie masz umowy o zakazie konkurencji z obecnym pracodawcą – takie zapisy potrafią skomplikować start bardziej niż sam wniosek w urzędzie.
Przed startem przyda ci się krótka lista kontrolna:
- określ, jakie usługi lub produkty będziesz oferować i komu je sprzedasz,
- sprawdź, czy do twojej działalności nie są wymagane koncesje lub zezwolenia,
- zastanów się, czy będziesz działać tylko w Polsce, czy też z klientami z zagranicy.
Jak wybrać nazwę i PKD
Przy jednoosobowej firmie twoje imię i nazwisko zawsze wchodzą w skład nazwy – to wymóg przepisów. Możesz dodać fragment opisujący profil działalności, na przykład branżę lub specjalizację. Dobrze, żeby nazwa była łatwa do zapamiętania i nie była łudząco podobna do funkcjonujących marek, bo to rodzi ryzyko sporów. Prosty test to wpisanie wymyślonej nazwy w wyszukiwarkę i sprawdzenie, co już istnieje.
Równolegle wybierasz kody PKD, czyli oficjalne oznaczenia rodzaju działalności. Jeden kod jest główny, pozostałe opisują działania dodatkowe. Lepiej od razu dodać kilka realistycznych kierunków rozwoju niż później co chwilę edytować wpis w CEIDG. Przy bardziej złożonych usługach – na przykład łączeniu szkoleń, konsultacji i sprzedaży materiałów – lista PKD zwykle jest dłuższa, ale wciąż do opanowania.
Przy wyborze nazwy i PKD szczególnie uważa się na:
- nazwy, które mogą sugerować inną branżę niż faktycznie prowadzisz,
- brak kodu PKD dla faktycznie dominującej usługi,
- używanie skrótów, których klienci nie kojarzą i nie potrafią zapamiętać.
Jak wybrać formę opodatkowania
Wniosek o rejestrację firmy zawiera od razu wybór sposobu rozliczania podatku dochodowego. Do najczęściej wybieranych należą zasady ogólne, podatek liniowy i ryczałt od przychodów. Każda z form premiuje inny model działalności. Przy wysokich kosztach uzyskania przychodu z reguły lepiej sprawdzają się zasady ogólne albo liniowy. Gdy koszty są niskie, a przychody dość przewidywalne, wiele osób wybiera ryczałt.
Zanim zaznaczysz cokolwiek we wniosku, dobrze jest policzyć kilka wariantów choćby w arkuszu kalkulacyjnym. Krótka rozmowa z doradcą podatkowym lub księgowym też bywa dużą oszczędnością nerwów – jedna rozmowa potrafi uchronić przed formą, która po kilku miesiącach okazuje się niekorzystna. Jeśli planujesz zostać podatnikiem VAT, zgłoszenie możesz złożyć razem ze startem działalności lub w późniejszym terminie.
Najczęściej przy wyborze formy podatku bierze się pod uwagę takie elementy:
- wysokość i powtarzalność przychodów w ciągu roku,
- poziom kosztów firmowych, na przykład sprzętu, licencji i paliwa,
- to, czy twoimi klientami są głównie firmy, czy osoby prywatne.
Jak wypełnić wniosek CEIDG
Rejestracja firmy odbywa się poprzez wniosek w systemie CEIDG – można go złożyć online albo w urzędzie gminy. W wersji elektronicznej potrzebujesz środka identyfikacji, na przykład profilu zaufanego. Sam formularz jest rozbudowany, lecz dużą część pól wypełnia się tylko raz przy starcie, potem rzadko się do nich wraca. W praktyce najwięcej czasu zajmuje nie kliknięcie wniosku, ale właśnie przemyślenie wcześniejszych wyborów.
We wniosku podajesz między innymi: dane osobowe, adresy, nazwę firmy, kody PKD, datę rozpoczęcia, formę opodatkowania i informację o tym, czy zgłaszasz się do ZUS. System równocześnie przekazuje dane do urzędu skarbowego i do rejestru REGON, więc nie musisz składać wielu osobnych dokumentów. Numer NIP jako osoba fizyczna zwykle już masz – firma używa tego samego numeru, co bywa wygodne przy kontaktach z urzędami.
Żeby wypełnianie wniosku nie przerodziło się w kilka podejść, przygotuj wcześniej:
- spis kodów PKD, w tym jeden główny,
- planowaną datę rozpoczęcia działalności,
- informację, z jakiej ulgi ZUS zamierzasz skorzystać, jeżeli masz do niej prawo.
Co zrobić po rejestracji działalności
Po zarejestrowaniu firmy przychodzi czas na zgłoszenia do ZUS i wybór formy opłacania składek. Część osób korzysta z ulgi na start, inni od razu przechodzą na preferencyjne składki – wszystko zależy od sytuacji zawodowej i planowanych przychodów. Warto też jak najszybciej założyć osobne konto bankowe do rozliczeń firmowych, nawet jeśli przepisy dopuszczają używanie prywatnego. Oddzielenie finansów prywatnych od firmowych porządkuje później księgowość.
Następnym krokiem jest wybór sposobu prowadzenia księgowości. Możesz prowadzić ją samodzielnie w prostym programie lub zlecić biuru rachunkowemu. Przy działalności usługowej, kilku fakturach miesięcznie i ryczałcie zwykle da się poradzić sobie samemu. Jeśli rozliczenia są bardziej skomplikowane, obsługujesz wiele stawek VAT albo zatrudniasz pracowników, wsparcie księgowego staje się niemal koniecznością.
W pierwszych tygodniach po starcie dobrze jest uporządkować kilka rzeczy naraz:
- przygotować wzory umów z klientami i kontrahentami,
- ustalić jasny system numeracji faktur i sposób ich archiwizacji,
- sprawdzić, czy twoja działalność wymaga regulaminu lub polityki prywatności, na przykład przy sprzedaży online.
Jeśli w którymś momencie gubisz się w formalnościach i znów szukasz w internecie, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą, dobrze jest wrócić do listy podstawowych kroków i przejść je po kolei, zamiast próbować robić wszystko naraz.
Artykuł powstał przy współpracy z https://backupstorage.pl/.
Artykuł sponsorowany
