Rok 2026 przyniósł przedsiębiorcom z sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw kolejne wyzwania związane ze wzrostem kosztów prowadzenia działalności oraz postępującą cyfryzacją administracji skarbowej. W stolicy Wielkopolski, gdzie rynek pracy jest niezwykle konkurencyjny, a presja płacowa stale rośnie, właściciele firm coraz częściej stają przed strategicznym dylematem dotyczącym modelu obsługi finansowej. Tradycyjne zatrudnianie księgowej na etacie, tak zwany model in-house, zaczyna być weryfikowane przez twarde dane ekonomiczne i realia rynku. Czy posiadanie własnego działu księgowego to wciąż wyznacznik prestiżu i bezpieczeństwa, czy może zbędny balast kosztowy? W poniższym artykule analizujemy, które rozwiązanie – własny etat czy profesjonalny outsourcing – jest bardziej opłacalne dla poznańskiego biznesu w obecnych realiach gospodarczych.
Prawdziwy koszt etatu, czyli ukryta góra lodowa
Porównując koszty księgowości własnej z usługami biura rachunkowego, wielu przedsiębiorców popełnia podstawowy błąd, zestawiając kwotę netto wynagrodzenia pracownika z fakturą za outsourcing. Rzeczywistość finansowa jest jednak znacznie bardziej złożona. Utrzymanie stanowiska księgowego wewnątrz firmy w 2026 roku to nie tylko pensja i narzuty ZUS, które w Poznaniu są relatywnie wysokie ze względu na specyfikę lokalnego rynku pracy. Do tego dochodzą koszty stanowiska pracy, zakupu i aktualizacji specjalistycznego oprogramowania księgowego, literatury fachowej oraz drogich szkoleń, które przy obecnym tempie zmian w podatkach są absolutną koniecznością. Gdy zsumujemy te wszystkie wydatki, okazuje się często, że miesięczny koszt utrzymania jednej kompetentnej osoby znacznie przewyższa abonament w renomowanym biurze rachunkowym, które w ramach jednej opłaty bierze na siebie te wszystkie obciążenia technologiczne i edukacyjne.
Ciągłość pracy i bezpieczeństwo procesów
Kluczowym ryzykiem modelu in-house, o którym często zapomina się w momentach spokoju, jest brak zastępowalności. W przypadku choroby, urlopu macierzyńskiego czy nagłego odejścia z pracy jedynej księgowej, firma z dnia na dzień traci płynność operacyjną i zdolność do terminowego raportowania do urzędów. W realiach surowych kar za opóźnienia w wysyłce plików JPK czy deklaracji CIT, jest to ryzyko, na które nowoczesna firma nie może sobie pozwolić. Outsourcing usług księgowych eliminuje ten problem u podstaw, ponieważ biuro rachunkowe gwarantuje ciągłość obsługi niezależnie od losowych zdarzeń dotykających poszczególnych pracowników. Współpracując z zewnętrznym partnerem, przedsiębiorca kupuje dostęp do całego zespołu, a nie czas jednej osoby, co zapewnia, że nawet w sezonie urlopowym czy grypowym, podatki zostaną rozliczone na czas.
Ekspert od wszystkiego czy zespół specjalistów?
Współczesne prawo podatkowe stało się tak skomplikowane, że ideał „księgowej od wszystkiego”, która zna się równie dobrze na pełnej księgowości, kadrach, płacach, VAT i optymalizacji podatkowej, stał się mitem. W modelu in-house przedsiębiorca jest zazwyczaj skazany na wiedzę jednej osoby, która siłą rzeczy nie może być ekspertem w każdej dziedzinie. Zlecenie księgowości na zewnątrz daje dostęp do szerokiego wachlarza kompetencji. W profesjonalnym biurze rachunkowym nad finansami klienta czuwają wyspecjalizowane działy – odrębni eksperci zajmują się naliczaniem płac i ZUS, inni specjalizują się w podatkach dochodowych spółek, a jeszcze inni w raportowaniu zarządczym. Dzięki temu firma z sektora MŚP zyskuje jakość obsługi na poziomie korporacyjnym, płacąc jedynie ułamek kosztów, jakie musiałaby ponieść, zatrudniając sztab specjalistów we własnej siedzibie.
Odpowiedzialność i transfer ryzyka
Ostatnim, ale fundamentalnym argumentem przemawiającym za outsourcingiem, jest kwestia odpowiedzialności za błędy. W przypadku księgowości wewnętrznej, odpowiedzialność pracownika jest ograniczona przepisami Kodeksu Pracy, zazwyczaj do wysokości trzykrotności pensji, co przy milionowych obrotach firmy jest zabezpieczeniem iluzorycznym. Resztę kar i odsetek pokrywa pracodawca. Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, przedsiębiorca przenosi ryzyko operacyjne na partnera zewnętrznego, który chroniony jest wysoką polisą OC. To sprawia, że w przypadku ewentualnej pomyłki, ciężar finansowy nie spoczywa na barkach zarządu, lecz jest pokrywany przez ubezpieczyciela.
Podsumowując, rok 2026 w Poznaniu to czas, w którym elastyczność i optymalizacja kosztów stają się kluczem do przetrwania i rozwoju. Outsourcing księgowości przestał być jedynie sposobem na redukcję kosztów, a stał się strategicznym narzędziem zapewniającym bezpieczeństwo i dostęp do wiedzy eksperckiej. Jeśli zastanawiasz się, ile Twoja firma może zyskać na zmianie modelu obsługi, zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym Adler – wspólnie przeanalizujemy Twoje potrzeby i dobierzemy rozwiązanie skrojone na miarę nowoczesnego biznesu.
Artykuł sponsorowany
